Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im Privatsektor schrittweise eingeführt. Als erster Schritt tritt die Empfangspflicht in Kraft, die Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß den geltenden Standards entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung gilt zunächst ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer umfassenden Initiative zur Digitalisierung und Optimierung administrativer Prozesse, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, verabschiedet im März 2024, umgesetzt wird.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllen diese Anforderungen. Wichtig: Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als elektronische Rechnung und erfüllt somit nicht die gesetzlichen Vorgaben.
Übergangsfristen zur Einführung
Um Unternehmen die Anpassung zu erleichtern, wurden Übergangsfristen festgelegt:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (Empfangspflicht). Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Jahresumsatz. Unternehmen können weiterhin nicht strukturierte Formate (z. B. PDF) verwenden, sofern der Empfänger dem zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen ausnahmslos die Standards für elektronische Rechnungen einhalten.
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Die Einführung elektronischer Rechnungen bietet erhebliche Vorteile:
- Kostenersparnis: Weniger Ausgaben für Papier, Druck und physische Archivierung. Der digitale Austausch reduziert zudem Portokosten
- Effizienzsteigerung: Der automatisierte Austausch reduziert Bearbeitungszeiten und minimiert Fehler.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Die einheitlichen Standards erleichtern die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern.
- Rechtssicherheit: Elektronische Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und erleichtern die Einhaltung steuerlicher Vorschriften.
- Betrugsprävention: Die Verwendung standardisierter und sicherer Formate erschwert Manipulationen und unterstützt die Bekämpfung von Steuerbetrug.
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein zentraler Schritt in Richtung Digitalisierung, der die Effizienz erhöht und Unternehmen dabei unterstützt, die rechtlichen Anforderungen sicher und zuverlässig zu erfüllen.
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FAQ für E-Rechnung vom Bundesfinanzministerium!
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